¿Qué vas a aprender aquí?
0. ¿Qué tal todo? ¿Cómo fue por Madrid en la Formación de este fin de semana?
Pues ha sido un nuevo fin de semana increíble en un lugar increíble… la formación SAR (servicios de alta rentabilidad) se realizó en el Espacio Uzalacaín, dentro de la Urbanización La Finca de Madrid, y fueron 3 días de puro aprendizaje y compañerismo (desde aquí, me gustaría mandar un saludo a tod@s mis compañer@s de la Formación de Élite Digital, que muchos y muchas nos escuchan, un caluroso saludo para todos y que sois geniales..
Como he compartido estos días en mis RRSS, fueron:
- + de 20 horas de Formación intensiva de la mano de mi mentora Ana Ivars, creadora del evento.
- Estrategias empresariales de venta con Ana y Brian Tracy, creación y gestión de equipos con Carlos Poveda.
- Posicionamiento de marca
- RRSS con Paola Domíngez, Community Manager de Dinamiza Digital y Markétika.
- Aprender el arte de la Comunicación con la presentadora y coach Mónica Martínez
En definitiva, más de 50 hojas de apuntes de aprendizajes para implementar en mis clientes y en mi marca personal, que como ya sabéis está cerca el lanzamiento de mi programa de emprendimiento y consultorías desde mi marca personal, Rubén Monllor.
Os invito a inscribiros en la lista prioritaria para estar al tanto de todo y seguir mi marca personal en redes.
1. ¿Por qué consideras que la productividad es un pilar fundamental para el éxito de los pequeños negocios y emprendedores?
La productividad es esencial porque determina cuánto puedes lograr con los recursos limitados que generalmente acompañan a los pequeños negocios y emprendimientos. En un mundo ideal, aumentar recursos sería la solución a todos nuestros problemas, pero en la realidad, optimizar cómo utilizamos esos recursos es lo que realmente marca la diferencia.
Ser productivo no significa simplemente hacer más cosas en menos tiempo, sino hacer las cosas correctas de manera que maximices los resultados y minimices el esfuerzo y el gasto innecesario. Esto es crucial para los negocios que deben ser ágiles y adaptativos para sobrevivir y prosperar en mercados competitivos.
2. ¿Cómo defines la productividad en el contexto de un emprendedor o un negocio local?
La productividad para un emprendedor o un negocio local se define como la capacidad de alcanzar los objetivos de negocio con eficacia y eficiencia, utilizando de manera óptima los recursos disponibles, como tiempo, tecnología y talento. Implica establecer prioridades claras, gestionar el tiempo de manera efectiva y siempre buscar formas de mejorar los procesos y sistemas para que cada hora invertida en el negocio aporte el máximo valor posible.
3. ¿Cuáles son los errores comunes que ves en la gestión del tiempo que afectan la productividad?
La gestión del tiempo es fundamental para cualquier emprendedor o negocio local, pero a menudo se cometen errores que pueden sabotear la productividad. Aquí te detallo algunos de los más comunes:
- Falta de priorización: Muchos emprendedores intentan abarcar demasiado a la vez, sin priorizar tareas según su importancia o urgencia. Esto puede llevar a trabajar mucho pero sin impacto significativo en los objetivos del negocio.
- No delegar tareas: Es común que los dueños de negocios sientan que deben encargarse de todo. Sin embargo, no delegar tareas que otros podrían hacer igual de bien o mejor consume tiempo que podrías dedicar a actividades que realmente requieren tu atención y habilidades únicas.
- No establecer rutinas: La ausencia de una estructura diaria puede llevar a inconsistencias y pérdida de enfoque. Las rutinas ayudan a automatizar comportamientos productivos y a minimizar la fatiga de decisión.
- Ignorar la importancia de medir el tiempo: Este es uno de los errores más significativos. Sin un seguimiento del tiempo dedicado a diversas tareas, es difícil identificar áreas de ineficiencia o calcular el retorno de la inversión de tiempo en diferentes actividades. Utilizar herramientas de seguimiento de tiempo, como Desktime, puede proporcionarte datos valiosos sobre cómo realmente inviertes tu día. Estos datos son críticos para tomar decisiones informadas sobre cómo podrías mejorar tus procesos y ser más productivo.
- No tomar descansos adecuados: Muchos emprendedores creen que trabajar sin parar es sinónimo de ser más productivos. Sin embargo, omitir descansos adecuados lleva al agotamiento y reduce la calidad del trabajo a largo plazo.
Enfocarte en corregir estos errores puede liberar una cantidad significativa de tu tiempo y energía, permitiéndote centrarte en crecer y mejorar tu negocio. Específicamente, el acto de medir el tiempo no solo te permite ver dónde se va tu tiempo sino que también te ayuda a hacer ajustes proactivos para asegurarte de que estás invirtiendo en las áreas que más beneficios traen a tu negocio.
4. ¿Cuáles son algunas estrategias efectivas que los emprendedores pueden implementar para mejorar su productividad?
Mejorar la productividad requiere un enfoque multifacético. Aquí algunas estrategias probadas que pueden ayudar a cualquier emprendedor o dueño de negocio local a gestionar mejor su tiempo y recursos:
- Definir objetivos claros y SMART: Los objetivos deben ser Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporales. Establecer estos objetivos te ayuda a mantener el enfoque y te da un marco claro para evaluar tu progreso.
- Utilización de Google Calendar: Personalmente, encuentro que Google Calendar es indispensable para gestionar mi tiempo eficientemente. No solo puedes usarlo para programar tus compromisos y recordatorios de tareas, sino que también te permite bloquear tiempo para trabajo enfocado, conocido como time blocking. Esta técnica te ayuda a dedicar bloques específicos de tiempo a tareas específicas, minimizando las distracciones y mejorando la eficiencia. Es la que yo utilizo, y si os parece y me lo decís, podemos programar un episodio un día para contaros cómo hago yo mi time blocking para tener tiempo para todo.
- Técnica Pomodoro: Esta técnica implica trabajar en bloques de tiempo, seguidos de un descanso. Es ideal para mantener la concentración y evitar el agotamiento durante tareas intensas.
- Automatización de tareas repetitivas: Utiliza herramientas como Zapier para automatizar tareas entre diferentes aplicaciones y servicios. Esto puede liberarte de tareas administrativas menores y permitirte concentrarte en actividades de mayor valor.
- Delegación efectiva: Identifica tareas que otros pueden realizar y delégalas adecuadamente. Esto no solo te libera tiempo sino que también empodera a tu equipo y les ayuda a desarrollar nuevas habilidades.
- Revisión y planificación semanal: Dedica tiempo cada semana para revisar lo logrado y planificar la próxima semana. Esto te ayuda a ajustar tus estrategias y asegurarte de que estás en camino para alcanzar tus metas.
- Minimizar las interrupciones: Establece períodos del día como ‘tiempo sin interrupciones’ donde te enfocas exclusivamente en las tareas más importantes. Informa a tu equipo y a tus colaboradores sobre estos períodos para que respeten tu tiempo de trabajo enfocado.
Cada una de estas estrategias puede ser adaptada a tus necesidades específicas y al tipo de negocio que operas. Incorporarlas gradualmente y ajustarlas a medida que obtengas retroalimentación sobre su efectividad te permitirá construir un sistema de productividad robusto y personalizado.
5. ¿Puedes recomendarnos alguna herramienta o tecnología que consideres esencial para gestionar mejor el tiempo y los recursos?
Sin duda, hay herramientas fundamentales que pueden hacer una gran diferencia en cómo gestionas tu tiempo y recursos. Dos de las que más recomiendo son Zapier y Google Workspace, cada una atendiendo a necesidades específicas de la gestión empresarial eficiente.
- Zapier: Esta herramienta es increíblemente útil para automatizar tareas entre diferentes aplicaciones que usas a diario. Por ejemplo, puedes configurar Zapier para que automáticamente guarde los adjuntos de correo electrónico en Google Drive, cree tareas en Trello a partir de correos electrónicos específicos, o incluso para integrar formularios de clientes directamente en tu CRM. La clave está en identificar las tareas repetitivas que consumes tiempo y configurar flujos de trabajo automatizados que las gestionen por ti, liberando así tu tiempo para concentrarte en actividades que requieren tu atención directa.
- Google Workspace: Anteriormente conocido como G Suite, Google Workspace es un conjunto de herramientas de oficina basadas en la nube que facilita la colaboración y comunicación entre equipos. Lo que lo hace especialmente valioso es su capacidad para compartir y editar documentos en tiempo real, mantener la comunicación a través de Gmail, reuniones por video en Google Meet, y gestionar el calendario compartido a través de Google Calendar. Todo esto integrado facilita la colaboración y ayuda a mantener a todos en la misma página sin la necesidad de software complicado o preocupaciones de sincronización.
Ambas herramientas, Zapier para automatización y Google Workspace para colaboración, pueden transformar radicalmente la eficiencia con la que gestionas tus operaciones diarias. Integrar estas herramientas en tu rutina no solo puede ayudarte a ser más productivo, sino también a asegurar que tu equipo trabaje de manera más cohesiva y efectiva.
6. Para alguien que está comenzando a poner en orden su negocio, ¿cuáles serían los primeros pasos para organizar su día a día de manera más productiva?
Organizar un negocio para maximizar la productividad implica algunos pasos clave que pueden establecer una buena base para la gestión diaria eficiente:
- Establecer claras prioridades diarias: Empieza cada día definiendo y revisando tus tareas más críticas. Utiliza una herramienta como Google Calendar para planificar tu día y asegúrate de que tus actividades estén alineadas con tus objetivos a largo plazo.
- Organizar el espacio de trabajo: Un espacio desordenado puede llevar a una mente desordenada. Dedica tiempo a crear un ambiente de trabajo ordenado y libre de distracciones, donde todo lo que necesitas esté fácilmente accesible.
- Implementar la regla del ‘toque una vez’: Gestiona cada tarea, correo electrónico o documento tan pronto como lo veas. Decide qué hacer con ello en ese momento, ya sea delegarlo, completarlo o programar un momento para abordarlo más tarde.
- Automatizar procesos repetitivos: Identifica las tareas que se repiten con frecuencia y explora formas de automatizarlas. Herramientas como Zapier pueden ser útiles para conectar diferentes aplicaciones y automatizar flujos de trabajo.
- Programar bloqueos de tiempo para tareas específicas: Bloquea periodos en tu calendario para tareas que requieren concentración profunda. Durante estos bloqueos, evita interrupciones y centra toda tu atención en la tarea en cuestión.
- Revisar y ajustar regularmente: Al final de cada semana, revisa lo que has logrado y ajusta tus planes para la siguiente. Evalúa lo que funcionó y lo que no, y haz cambios en tu programación o enfoque según sea necesario.
Estos pasos no solo te ayudarán a comenzar con una organización eficaz de tu tiempo y recursos, sino que también establecerán hábitos productivos que pueden sostener el crecimiento y éxito de tu negocio a largo plazo.
7. ¿Tienes algún consejo sobre cómo mantenerse motivado y evitar la procrastinación?
Una técnica útil es establecer metas pequeñas y alcanzables que te lleven a objetivos más grandes. Celebrar estos pequeños logros puede proporcionar una sensación constante de progreso y satisfacción. Además, mantener visible tu visión y tus objetivos a largo plazo puede ayudarte a recordar por qué estás haciendo el trabajo duro cada día. Finalmente, asegúrate de equilibrar el trabajo con suficiente descanso y actividades recreativas, ya que el agotamiento puede ser una gran causa de procrastinación.
Y antes de terminar, como yo tampoco soy experto en productividad, tengo un compañero que tendremos aquí para hablar mucho más a fondo de productividad y gestión del tiempo, casi seguro que será en la próxima temporada.
8. Como siempre, ¿si alguien tiene alguna duda o quiere contarnos qué le ha parecido la entrevista de hoy?
- RRSS
- Formulario de abajo
- Podcast
- VideoPodcast
9. ¿De qué hablaremos en el próximo episodio dentro de 2 semanas?
Pues vamos a hablar de SEO pero en Redes Sociales, que también se puede hacer.
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